KIVI-Webinar

Teams

KIVI biedt haar afdelingen verschillende mogelijkheden om on-line vergaderingen en webinars te organiseren. We gebruiken met name Microsoft Teams omdat het veilig, schaalbaar en beheersbaar is. Verder werkt het op veel verschillende systemen (Windows, Linux, OSX, IOS, Android) en kan er ook een web-versie gebruikt worden. 

Andere platforms

Naast Microsoft Teams bestaan er ook andere oplossingen voor het geven van webinars of het houden van online vergaderingen. We willen niemand dwingen richting een bepaalde oplossing als er ook goede alternatieven zijn: het staat afdelingen vrij om iets anders te gebruiken. Teams heeft veel sterke kanten, maar kent ook zwaktes. Alternatieven zijn Jitsi, Google Meet, Zoom, Big Blue Button en Cisco Webex. 

On-line vergaderingen (in Teams) als webinar-vorm

Een on-line vergadering via Teams is vergelijkbaar met een video-vergadering waarin iedereen ongeveer gelijke rechten en mogelijkheden heeft. Het grote voordeel hiervan is dat de communicatie heel snel en direct is. Een klein nadeel van dit type vergadering is dat het een zekere discipline vergt van de gebruikers. We gaan daarom uit van het gebruik van deze vorm en hebben daar uitgebreide handleidingen voor geschreven. Links daarvoor staan verderop vermeld.

Ter illustratie van een andere vorm: In Teams bestaat er ook zoiets als een "Live event". Bij een live event is er een strakkere regie mogelijk. Ook kunnen veel meer mensen deelnemen (> 10.000 personen is mogelijk). Dit is echter veel complexer te beheren voor een ornganisator. Je krijgt er een extra regisseursrol bij en alle sprekers moeten via het Teams systeem expliciet uitgenodigd worden. Verder stelt deze optie veel hogere eisen aan de hardware van degene die de regisseursrol op zich neemt. Ook is de communicatie veel minder direct: er is ongeveer 30 seconden vertraging en de deelnemers kunnen alleen via een vraag & antwoord scherm reageren dat dan ook nog eens eerst gemodereerd moet worden voor deze vragen/reacties zichtbaar zich voor andere gebruikers. Vanwege deze nadelen en de grotere complexiteit hebben we ervoor gekozen om hier geen handleidingen voor te schrijven of dit direct te ondersteunen.

Teams gebruik

Het bureau heeft binnen Teams een aantal generieke accounts opgezet. Hiervan worden de inloggegevens op verzoek verstrekt voor een specifieke datum en tijd. Omdat de accounts gedeeld worden, mogen deze alleen op de opgegeven datum en tijd gebruikt worden. De account-managers kunnen vanaf heden vergaderingen / webinars inplannen, accounts toewijzen en de links toesturen die deelnemers en/of sprekers dienen te gebruiken om deel te nemen aan de sessies. Standaard worden de meetings zo opgezet dat iedereen met de link automatisch toegelaten wordt en iedereen presentatierechten heeft. Het voordeel hiervan is dat je dan als organisator/moderator relatief weinig hoeft te doen en deelnemers en sprekers de minste kans hebben dat ze er niet in kunnen komen of niet kunnen doen wat ze moeten/willen doen. Op verzoek kan dat dit gewijzigd worden, maar dan moet je als organisator/moderator wel goed de betreffende onderdelen van de specifieke handleiding voor de organisator/moderator doornemen(!). 

Onderstaand tref je een algemene handleiding aan met links naar specfiekere handleidingen.
Voor eventuele vragen kun je terecht bij je accountcoördinator of bij info@kivi.nl.

Handleiding: hoe organiseer je een webinar?

Introductie

Een webinar is een masterclass, lezing, of soortgelijke presentatie (vorm van kennisoverdracht) die plaatsvindt via een online omgeving.

Deze handleiding biedt, naast de technische handleiding, algemene handvatten (tips & trucs) voor het geven van webinars als alternatief voor fysieke bijeenkomsten zoals masterclasses en lezingen. Deze handleiding gaat niet over ‘gewone’ vergaderingen, inhoudelijke brainstormsessies, co creaties, etc.

Algemene voorbereiding

Start het plannen van een webinar met het beantwoorden van deze vragen:

• Doelgroep: Voor wie organiseer je de bijeenkomst, wie wil je er mee bereiken?
• Doel: Wat is het doel, wat wil je ermee bereiken?
• Onderwerp: Kies een concreet en relevant onderwerp , wat valt er voor de doelgroep te halen?
• Deelnemers: Hoeveel deelnemers verwacht je? Beschikken ze over de juiste middelen om deel te nemen?
• Budget: Is er budget nodig en zo ja, is dat beschikbaar?
• Capaciteitsplanning: overleg van tevoren met de account-coördinator van je afdeling over de te plannen datum. Net zoals er in een gebouw maar een beperkt aantal zalen zijn, zijn er maar een beperkt aantal accounts voor Teams beschikbaar voor gelijktijdig gebruik.
• Timing: Wanneer vindt de bijeenkomst plaats en wie moet daarbij aanwezig zijn? Leg de datum en het tijdstip vast.
• Planning: Maak net zoals bij de organisatie van een fysieke bijeenkomst een (al dan niet uitgebreide) planning.

Voorbereiding (proces)

• Start tijdig met de organisatie, ongeveer 6 weken van tevoren is ideaal.
• Download de Microsoft Teams app. (noodzakelijk als organisator en presentator)
• Stel meerdere scenario’s op: wat als de spreker ziek is, iemand niet kan deelnemen, de techniek niet werkt, etc.
• Neem je het webinar op, bepaal dan of je de opname beschikbaar stelt voor de deelnemers of voor een grotere doelgroep.
• Zorg dat je weet wie en hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld.
• Houd er rekening mee dat het percentage ‘ no show ’ waarschijnlijk hoger ligt dan bij een fysieke bijeenkomst. 

Benodigde hard & software om een webinar te ‘hosten’ of om te spreken.

Hardware

• Laptop met webcam en microfoon of een desktop met losse webcam (deze moet voorzien van ingebouwd microfoon of er moet ook een losse microfoon aangesloten zijn).
• Goede en stabiele internetverbinding
• Additioneel aanbevolen: headset

Software

• Desktop app Microsoft Teams voor minimaal 1 spreker/organsiator/host Let op : webversie van Teams ondersteunt bepaalde essentiële webinar functies niet.
• In geval van deelname via de browser moet er de beschikking zijn over een PC met Windows voorzien van de Chrome- of Edge-browser. Anders is toch installatie van de app noodzakelijk.

Benodigde hard & software om aan een webinar deel te kunnen nemen

• Een telefoon, tablet laptop of PC waarop Teams in de browser of als app online kan worden gebruikt.
• Redelijk tot goede internetverbinding.
• Headset (aanrader, niet noodzakelijk).

Techniek: Microsoft Teams

We maken voor nu bij webinars gebruik van Microsoft Teams. Dit is een online platform om communicatie en samenwerking te ondersteunen. Het is een toegankelijke tool en die eenvoudig in te zetten is en te gebruiken door een grote doelgroep.

Er zijn praktische handleidingen beschikbaar voor de organisator/moderator (meestal een bestuurlid van de organiserende KIVI-afdeling) en voor de spreker/presentator. Deze laatste kun je het beste van tevoren op sturen naar alle sprekers zodat ze weten hoe ze Teams moeten bedienen en wat er wel en niet werkt op de wijze zoals wij Teams nu gebruiken.

Handleiding voor de organisator/moderator
Handleiding voor de spreker/presentator
Achtergrond met KIVI-logo om te gebruiken bij Teams (voor degene die dat willen en kunnen gebruiken)

Nog meer informatie over Teams (inclusief veelgebruikte handleidingen) is terug te vinden via de support site van Microsoft.
Bekijk hier de videotrainingen van Microsoft Teams

We gaan voor nu uit van het type evenment in Teams dat ‘vergadering’ heet waarbij iedereen theoretisch de optie heeft om te kunnen spreken. Deze is schaalbaar tot 250 deelnemers. Er bestaat ook een ‘Online event’ Deze is schaalbaar tot 10.000 deelnemers en bied veel meer controle, maar is complexer om in te richten. Dit is voor nu buiten de scope van deze handleiding.

Uitnodiging, Reservering, bevestiging en reminders

Het evenement wordt, net als bij een fysiek evenement, op onze website gezet. Dit kunnen afdelingsbesturen zelf doen of hiervoor hulp vragen bij hun account-coördinator.

De account-coördinator zal de meeting in Teams inplannen en daarna de link geven waarmee mensen toegang hebben tot het webinar.

Op de website kunnen deelnemers zich inschrijven. De website zal deze inschrijving automatisch bevestigen. Neem in de bevestiging de link naar de handleiding voor deelname aan het webinar mee.

Via hun account-coördinator kunnen afdelingen ook een uitnodiging en/of reminder mailing laten sturen.

Accounts

Per Teams meeting is één account nodig voor de organisator/moderator. De rest van de deelnemers (ook sprekers) kunnen de verstrekte link gebruiken. De account-coordinator zal bij het plannen aangeven welke account daarvoor gebruikt kan worden en de login-gegevens daarvoor verstrekken. Dat account mag, tenzij anders aangegeven, alleen op de dag van de meeting zelf gebruikt worden en slechts door 1 enkel persoon. Om de meetings te starten moet dat account ook echt gebruikt worden tijdens de meeting. 

Proefmeetings moeten apart ingepland worden en daarvoor krijg je ook een link en account toegewezen. De link is per meeting altijd anders. De account kan dezelfde als voor de echte meeting zijn, maar als het druk is kan dit ook een andere zijn.

Opbouw van het programma

De opbouw is wezenlijk anders dan bij een fysieke bijeenkomst

• Houd de bijeenkomst kort, bij voorkeur een uur, bouw pauzes en vragenrondes in indien het webinar langer duurt.
• Bouw de bijeenkomst op in verschillende onderdelen (korte tijd per spreker, bijv. 10 min).
• Houd de inhoud kort en bondig (aandachtspanne online is veel korter).

Hoe zorg je voor interactie met de deelnemers?

• Bij kleine groepen (<15 personen): voorstelrondje wie ben je en waarom neem je deel?
• Geef de mogelijkheid om tijdens de webinar vragen te stellen en reserveer daar tijd voor, bijvoorbeeld:
• Via chatvenster (vraag en antwoordscherm), livestream of poll
• Via live verbinding (met of zonder beeld)
• Mentimeter (live enquête tool, ook reservering bij accountcoordinator voor noodzakelijk)
• Laat de deelnemers de bijeenkomst voorbereiden door huiswerk te geven, bijvoorbeeld:
• Vragen stellen (poll/vragenlijst via chat)
• Artikel lezen
• Case uitwerken

Richtlijnen voor een interessante en goed te volgen presentatie

• Zorg voor (veel) actieve slides ter (visuele!) ondersteuning om de deelnemer te betrekken en te stimuleren (geïnteresseerd) te blijven luisteren.
• Wissel de slides sneller met elkaar af ten opzichte van een live bijeenkomst.
• 1 onderwerp per slide.
• Zorg ervoor dat de tekst goed leesbaar is (font mag best wat groter).
• Presenteer niet te formeel , dat kan al snel saai overkomen. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van het onderwerp.
• Stem af op je doelgroep : wees kort en bondig en ga niet te diep op een specifiek onderwerp in (hiervoor kan altijd een 1 op 1 consult aangeboden worden), maar wijdt daarentegen ook niet te breed uit waardoor de inhoud mist.
• Zorg voor een rustige achtergrond , bijvoorbeeld door je scherm te blurren

(Technische) voorbereiding voor sprekers

Testen, testen, testen: ga nooit live zonder dat je alles hebt getest!

Zorg ervoor dat je:

• Weet wat je gaat vertellen , ken je verhaal.
• Ondersteund wordt door een visuele presentatie.
• Weet hoe de techniek werkt, bijvoorbeeld hoe je wisselt van je eigen beeld naar de presentatie, hoe de chatfunctie werkt, hoe je de microfoon/camera aan en uit zet, hoe je je achtergrond kunt blurren , etc.
• Een assistent beschikbaar hebt die je kan helpen (moderaten, vragen beantwoorden tijdens presentatie via chat, etc.)! Meestal wordt die functie uitgevoerd door iemand van het afdelingsbestuur. Dit is ook meestal degene met beschikking over een Teams-account.

Het is aan te raden om, samen met alle sprekers, een losse testsessie te houden, een of meerdere dagen voor het echte webinar. Deze hoeft niet de volledige lezing te omvatten, maar wel een test of alle sprekers weten hoe ze schermen moeten delen etc.. De account-coördinator kan daarvoor een aparte meeting in Teams opzetten.

Deelname aan het webinar

Deelnemers en (externe) sprekers hebben een link om deel te kunnen nemen. Deze is meestal per e-mail verstuurd.

Degene met de (tijdelijke) beschikking over een Teams-account moet deze gebruiken om in te loggen. Meestal is dit de organisator / moderator. Pas als deze met de Teams-account is ingelogd en diegene de meeting heeft gestart, kunnen andere deelnemers meedoen. Voor deze tijd zullen ze in de digitale lobby moeten wachten.

Let op: Deze Teams-account MOET gebruikt worden om de meeting te starten, maar deze mag maar door 1 persoon en echt alleen slechts door 1 persoon gebruikt worden! Deze persoon heeft dan de functie van organisator/moderator. De rest van de mensen (mede bestuursleden, sprekers, deelnemers) moeten allemaal de link gebruiken en kunnen dan hun naam vermelden.

Het is in principe mogelijk om dit vanuit de browser te doen, maar het wordt sterk aangeraden om hiervoor de app te gebruiken. Het beste kan diegene na het inloggen naar de agenda gaan en daar bij het evenement op ‘Online deelnemen’ klikken. Zie hieronder:

Gedragsregels tijdens het webinar

Veelgebruikte gedragsregels

• Deelnemers Loggen minstens 5 minuten van tevoren in op de online omgeving. De organisator of spreker, degene die via de Teams-account inlogt, het liefst al 15 minuten van tevoren.
• Demp de microfoon (spreker uitgezonderd)
• Zet de camera uit (spreker uitgezonderd)
• Zorg er voor bij een discussie tussen de sprekers onderling (bijvoorbeeld een panel) dat sprekers regelmatig een pauze inlassen voor reacties en niet door elkaar praten. Beeld en geluid via een webinar hebben een kleine vertraging en er is daarom meer tijd nodig om op elkaar te kunnen reageren.
• Communiceer duidelijk over de mogelijkheden om vragen te stellen. Meestal gaat dit via de chat-functie. Zo staat het in ieder geval in de deelname-handleiding.

Na het webinar

Opname

Een van de functies van Teams is het kunnen opnemen van een meeting om deze later af te spelen voor de deelnemers of voor mensen die het evenement gemist hadden.

Let op!!! Deze functie mag je enkel gebruiken na expliciete toestemming van alle sprekers/presentatoren en, in sommige gevallen, van de deelnemers!!!
Standaard staat in de handleiding van de deelnemers dat ze hun camera en microfoon uit moeten zetten dus dan is het geen issue. Mocht je echter voor een kleiner webinar afspreken dat men wel deze wel mag aanzetten, dan moet ook teostemming gevraagd worden aan de deelnemers en/of zullen mensen die dat niet willen hun camera en microfoon weer uit moeten zetten.

Dit terugkijken door de deelnemers kan niet vanuit de Teams-app zelf. Dat kan alleen iemand met een Teams-account. De organisator/moderator zal deze video moeten downloaden (of dit moeten laten doen door de account  coördinator) en op een andere wijze (via bijvoorbeeld het KIVI YouTube kanaal of via de KIVI-Cloud) ter beschikking moeten stellen van de deelnemers. Ook daarbij kan een account coördinator je helpen.

Als er een opname gemaakt is verschijnt deze in de chat van het event. Deze is na afloop in de desktop App beschikbaar. De opname kan daar meteen bekeken worden maar om deze te downloaden moet je kiezen voor de optie om deze te openen in Microsoft Stream. Dat gebeurt in de browser en door moet nog een keer ingelogd worden met de Teams-account.

Ga daar naar de opname en druk op de 3 puntjes en Kies voor “Video downloaden”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Deze kan door de accountmanager ook op het KIVI-YouTube-kanaal gezet worden. Meestal is het dan de bedoeling dat de video daarbij op ‘onzichtbaar’ gezet wordt en de link daarnaar toe alleen naar deelnemers en sprekers van het webinar wordt gestuurd.

 

 

 

 

 

 

 

Follow up

Stuur via de accountmanager een bedankmail met daarbij bijvoorbeeld extra content zoals de presentaties, een samenvatting en/of link naar de opname van de bijeenkomst.