Vacature Medewerker Congresbureau

Het Koninklijk Instituut Van Ingenieurs (KIVI) is de beroepsvereniging van ingenieurs in Nederland. Wij zetten ons in voor het ondersteunen van ingenieurs in hun beroepsuitoefening en de erkenning van de waarde van hun werk. Wij helpen ingenieurs met het leggen van verbindingen met onderzoek, onderwijs, de samenleving en uiteraard ook met elkaar. 

Vanuit het verenigingsgebouw, ons monumentale 18e-eeuws pand, in het centrum van Den Haag faciliteert KIVI uiteenlopende zakelijke bijeenkomsten, waaronder vergaderingen, congressen, trainingen en lezingen. Dit doen wij niet enkel voor de leden van KIVI, maar ook voor gemeentes, overheden, en andere bedrijven. De locatie combineert een representatieve historische uitstraling met moderne faciliteiten en professionele ondersteuning.

Ter versterking van het Congresbureau is KIVI op zoek naar een Medewerker Congresbureau.

Functieomschrijving

Als Medewerker Congresbureau ben je verantwoordelijk voor het aannemen, verwerken en coördineren van reserveringen ten behoeve van de zaalverhuur. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe klanten en draagt zorg voor een correcte administratieve en organisatorische afhandeling van bijeenkomsten en evenementen.

Daarnaast zorg je voor een nieuwe stroom aan klanten door het aansluiten van nieuwe boekingsplatformen of het aangaan van nieuwe samenwerkingen met bedrijven, hotels en opleidingsinstituten in de buurt. Je hebt een commerciële mindset. 

Je werkt veel zelfstandig binnen jouw rol, maar valt onder het facilitaire team (4). Je rapporteert aan de Facilitair Manager.

Wat ga je doen?

  • Het aannemen en verwerken van boekingen, reserveringen en offertes voor vergader- en evenementruimtes;
  • Het informeren en adviseren van klanten over de mogelijkheden van de locatie;
  • Het verzorgen van administratieve verwerking, bevestigingen en facturatie;
  • Het ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen;
  • Het onderhouden van contact met interne en externe stakeholders.
  • Onderhouden van de online boekingsplatformen
  • Nieuwe saleskanalen aanboren.
  • Samen met het marketingteam nieuwe campagnes opzetten om de bezettingsgraad te verhogen.

Jouw skillsset

  • Mbo/Hbo werk- en denkniveau;
  • 3+ jaar werkervaring in een soortgelijke rol; 
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Goede beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift;
  • Aantoonbare ervaring met Microsoft Office, met name Word en Excel;
  • Een nauwkeurige, gestructureerde en klantgerichte werkhouding;
  • Stressbestendigheid en organisatorisch vermogen.
  • Een commerciële achtergrond of commercieel denkvermogen
  • Ervaring binnen hospitality, evenementenorganisatie of zakelijke dienstverlening is een pré

Wat wij bieden

  • Een veelzijdige functie binnen een professionele organisatie;
  • Een representatieve werkomgeving op een centrale locatie in Den Haag;
  • Een collegiale werksfeer en korte communicatielijnen;
  • Mogelijkheden om bij te dragen aan verdere professionalisering van de dienstverlening en de functie.

Voorwaarden

Soort dienstverband: 

  • 32-40-uur contract voor bepaalde tijd, één jaar. Na het jaarcontract kans op onbepaalde tijd contract.
  • Salaris: € 3.000,- tot € 4.000 (Afhankelijk van jouw kennis en ervaring)
  • Op locatie
  • 32 vakantiedagen

Aanvullende vergoedingen:

  • Reiskostenvergoeding
  • Pensioenregeling
  • Bonusregeling
  • Vakantiegeld
  • Bedrijfsborrels, kerstpakketten en gezellige uitjes.

Solliciteren?

Herken jij jezelf in dit profiel en wil jij een belangrijke rol spelen in de verhuur van dit prachtige monumentale pand?

Stuur dan je cv en motivatie naar karima.souna@kivi.nl.

Word lid