Bijeenkomst Informele Ledenraad
Samenvatting en aanbevelingen aan het hoofdbestuur door informele Ledenraad
Datum: 15 maart te Den Haag
Aanwezig: Arjan van Krimpen, Edwin Miltenburg, Gijs Breedveld, Jan Wind, Johan Riezebos, Koos Mulder, Machiel van Es, Martijn Wesseling, Meindert van Genderen, Paul van Moerkerken, Pieter Dijkshoorn, Rob Schouten, Veronica van Nederveen, William Buil, Wim de Boom
Agenda:
Aan de agenda wordt het onderwerp ‘algemene voorwaarden’ toegevoegd. Het onderwerp ‘Moties van de afdeling Mijnbouw’ wordt van de agenda gehaald omdat er geen informatie is ingebracht en er geen betrokkenen aanwezig zijn.
- Meerjarenplan KIVI - zaken
- Clustervergaderingen en clusterstructuur
- Algemene voorwaarden KIVI
- Chartered engineer programma - stand van zaken
- Nieuwe KIVI president - stand van zaken
- KIVI speldje: verenigingspeld voor (bestuursleden)
- Nieuwe leden voor de Ledenraadscommissie
Op 28 april zal een afvaardiging van de Ledenraadscommissie (LRC) een overleg hebben met een afvaardiging van het HB. Hierbij zullen vragen en suggesties vanuit dit overleg mee worden genomen.
Meerjarenplan (stand van zaken)
Gijs presenteert een samengevoegd overzicht van KIVI-actielijnen uit de laatste meerjarenplannen. Uit de discussie die hierop volgt, komt naar voren dat:
- Er veel informatie in meerjarenplannen staat, maar geen overzicht over de uitvoering door de jaren heen wordt verkregen.
- Het voor ledendraadsleden lastig is om in- en overzicht te krijgen in vorderingen en resultaten.
- Er is onderscheid nodig tussen het beleids- en het uitvoeringsprogramma.
- Er is toegezegd dat in de toekomst op KPI’s gerapporteerd gaat worden
Om deze situatie te verbeteren wordt er een vraag aan het HB geformuleerd:
Aanbeveling 1:
Als Ledenraad hebben wij geprobeerd een beoordeling te maken van vorderingen van de uitvoering van de meerjarenplannen, maar dit blijkt moeilijk op basis van de huidige documenten. Wij zouden geholpen zijn als de hoofdlijnen in de rapportage meer concreet zouden worden gemaakt.
Als Ledenraad willen wij graag meegenomen worden door het HB om samen tot een rapportage en/of dashboard op hoofdlijnen te komen. Met deze rapportage moet kunnen worden vastgesteld of en hoe doelstellingen zoals die genoemd worden in het meerjarenplan gerealiseerd worden. Graag willen wij samen met het HB een proces doorlopen om tot deze rapportage te komen.
Cluster bijeenkomsten
Gijs presenteert de hoofdlijnen van zijn memo, waarin hij analyse geeft van cluster bijeenkomsten. Zijn conclusies:
- Bijeenkomsten zijn belangrijk, want contact tussen HB leden en bestuursleden bevordert cohesie
- Het doel van cohesie wordt in onvoldoende mate bereikt.
- De verslagen zijn lastig te vinden en worden beperkt verspreid.
- Afstemming van activiteiten binnen cluster is een belangrijk doel, maar wordt niet in notulen genoemd.
De discussie richt zich met name op het voorstel uit het memo (Lokale bijeenkomsten met bestuurders uitnodigen, ongeacht of ze bij vakgroep horen in cluster). Vastgesteld wordt dat er drie doelen (kunnen) worden nagestreefd met cluster bijeenkomsten:
- afstemming inhoudelijk tussen vakgroepen
- afstemming regionaal
- contact HB met vak- en regio- bestuurders.
Ook wordt opgemerkt dat de toekomst is aan multidisciplinaire opzet, waarbij vakgroepen (meer) moeten gaan samenwerken.
Aanbeveling 2:
Vanuit de (informele) LR wordt voorgesteld om naast de Cluster vergaderingen ook regionale ‘Cohesie bijeenkomsten’ te organiseren. Dan kunnen meer bestuurders en leden uit een regio elkaar én HB-leden ontmoeten. Bestuurders van landelijke vakafdelingen die niet naar clustervergaderingen gaan hoeven dan niet zo ver te reizen. Doel van deze bijeenkomsten is om de cohesie te bevorderen en regionale afstemming tussen activiteiten te bereiken.
Algemene voorwaarden:
Jan meldt dat in de afgelopen periode zijn drie versies verschenen van de Algemene Voorwaarden:
- september op website – eerste versie
- november – verbeterde versie
- maart – versie waarbij persoonsgegevens alleen met toestemming mogen worden doorgeleverd.
Jan heeft op de laatste versie nog enkele commentaar punten, maar verwacht dat er daarna een acceptabele versie is.
Aanbeveling 3:
Vraag vanuit LR aan HB: Kunnen toekomstige wijzigingen in de Algemene Voorwaarden en de argumenten voor de wijziging aan de Ledenraad ter kennisgeving worden doorgegeven?
Chartered engineer programma - stand van zaken
Na vragen over de status van het Chartered Engineer Programma (CEP) hebben Joliene Brouwer en Micaela dos Ramos ieder een reactie gestuurd. Uit de reacties blijkt het CEP via de afdelingen gaat zoeken naar experts. De rol van afdelingen wordt om te fungeren als toegangspunt tot experts, de experts worden als individuen betrokken.
Het model is te vergelijken met accreditaties in het onderwijs, alleen op persoonlijk niveau.
Vragen aan HB:
- Hoe gaat dit in de praktijk vorm gegeven worden?
- Hoe kun je als KIVI lid een ‘CEP expert’ worden?
- Gaan de regionale afdelingen ook bij de werving van deze experts betrokken worden?
Nieuwe KIVI president - stand van zaken
Bij Michel Ruesen is geïnformeerd of er al nieuws was op dit vlak; zijn reactie was: “We zijn er nog niet uit.”
Tijdens de discussie wordt opgemerkt dat er een toezegging is dat de Ledenraad met de kandida(a)t(en) in gesprek mag.
Vraag aan HB:
Wanneer kan de LR met de kandida(a)ten spreken?
KIVI speldje
De stelling ‘Zouden wij als KIVI niet een ledenspeld (oid) moeten hebben (net zoals de VDI)’ leidt tot een open discussie. Daaruit komen twee aanbeveling voort:
Aanbevelingen aan HB:
- Het assortiment van PR artikelen van het KIVI zou bijgewerkt mogen worden, voor heren EN DAMES.
Nieuwe leden voor Ledenraadscommissie (LRC)
In mei moet Agnes ons verlaten en ‘then there were three’? Daarom vanuit de LRC een oproep tot versterking. Daarbij wordt opgemerkt dat er niet alleen uit de beperkte vijver van de informele LR geworven moet worden, maar dat dit breder moet worden uitgezet. Martijn Wesseling neemt de uitdaging/uitnodiging aan.
Rondvraag
De afdeling CI gaat ‘verhuizen’ naar een ander cluster (mededeling).
De standaard templates voor documenten en presentaties is lastig vindbaar en niet alle templates zijn Engelstalig beschikbaar. Zou hier aandacht aan kunnen worden geschonken.
Zijn wij als LR betrokken bij de discussie over de nieuwe structuur van het KVI? Er zijn een vijftal workshops hierover gepland. In Den Haag is er al één geweest. Het aantal deelnemers van de workshops is klein.
De websitebeheerders van afdelingen hebben door de nieuwe website een extra taak/verantwoordelijkheid omdat zij wel, maar de penningmeester van de afdelingen niet, inzage hebben in financiële details van activiteiten. Het bureau splitst overzichten niet uit naar activiteit, waardoor de websitebeheerder de financiële realisatie van activiteiten moet controleren/beheren. De vraag is of dit wenselijk is. Daarnaast komt de kwestie naar voren hoe de afhandeling van geannuleerde activiteiten moet verlopen. Het is nu een grote klus om deelnemers hun geld terug te storten, omdat deze gegevens niet bekend zijn bij de organiserende afdeling.
Omschrijving
Hierbij wil ik u uitnodigen voor de bijeenkomst van de Informele Ledenraad op 15 maart as.
De voorgestelde agenda voor dit overleg vind u hieronder:
Voorstel voor de Agenda:
Meerjarenplan KIVI - evaluatie
Chartered engeneer programma - stand van zaken
Clustervergaderingen en clusterstructuur.
Moties van de afdeling Mijnbouw -stand van zaken
KIVI speldje: verenigingspeld voor (bestuursleden)
Nieuwe KIVI president - stand van zaken
Nieuwe leden voor de Ledenraadscommissi
Mocht u andere onderwerpen op de agenda willen plaatsen, neemt u dan contact op met de Ledenraadscommissie (ledenraadscommissie@kivi.nl).
Wij hopen u 15 maart te ontmoeten,
Met vriendelijke groet,
De ledenraadscommissie
Locatie
Prinsessegracht 23 2514AP Den Haag
Organisator
Ledenraad
Naam en contactgegevens voor informatie
Koninklijk Instituut Van Ingenieurs Ledenraadscommissie T: 071 7113973 M: 06 23502003 E: ledenraadscommissie@kivi.nl I: lrcie.kivi.wisernl.com S: WISERNL